Tampon pour entreprise : y a t il des obligations liées aux tampons pour entreprise ?

Dans le cadre de son exercice, une entreprise se voit dans l’obligation de soumettre différents documents officiels aux différents employés, partenaires et associés avec lesquels elle travaille, et pour cela, elle utilise un tampon spécifique et unique.

Les tampons (autrefois appelés seaux ou cachets) utilisés par les entreprises font partie des outils et matériels officiels de ces derniers qui les utilisent pour légaliser et certifier différents documents (notes officielles, demandes, factures …).

Alors, comment les entreprises se procurent-elles ces tampons ? Existe-il des obligations liées à l’utilisation de ces derniers ? C’est ce que nous allons essayer de vous expliquer dans la suite de cet article.

Définition d’un tampon d’entreprise :

Tout d’abord, le tampon d’entreprise est un petit matériel utilisé pour certifier les documents officiels fournis par une entreprise, il n’est donc pas utilisé par tous les employés mais seulement par certains hauts dirigeants qui ont l’autorité de prendre des décisions et de cacheter certains documents.

Ces tampons sont crées dès lors que l’entreprise est créée et qu’elle commence son activité. Elle peut les faire fabriquer dans des boutiques spécialisées physiques ou en ligne.

Les caractéristiques d’un tampon d’entreprise :

Les tampons d’entreprise doivent comporter les 04 éléments suivants :

• Le montant du capital de l’entreprise,
• le nom officiel de l’entreprise (dénomination sociale),
• son statut juridique (EURL, SARL, SPA …),
• le numéro que détient l’entreprise dans le registre national du commerce.

Malgré le fait que ce tampon d’entreprise est apposé et ajouté à des documents officiels (internes et externes), il n’a aucune valeur et n’est juridiquement pas obligatoire à utiliser.

Qui fabrique les tampons d’entreprise ?

Comme expliqué plus haut dans cet article, les tampons d’entreprise peuvent être fabriqués par des professionnels du domaine qui peuvent exercer leur activité :

• Dans des boutiques physiques spécialisées,
• sur des sites en ligne spécialisés.

Ces deux types de spécialistes disposent de plusieurs modèles déjà préétablis (que vous pouvez choisir sur catalogue), mais proposent aussi des tampons personnalisables (forme, couleur d’ancre …) et cela, avec toutes les informations spécifiques de l’entreprise (les caractéristiques citées plus haut).

Combien coûte un tampon d’entreprise à la fabrication et à la vente ?

La fourchette des prix des tampons d’entreprise varie entre 15 et 50 euro selon les fabricants et les professionnels du domaine, mais aussi de la qualité et des caractéristiques que vous voulez : taille, qualité d’encre, la quantité que vous voulez commander …

Si vous voulez envoyer une bonne image de votre entreprise, nous vous conseillons de ne pas lésiner sur les moyens, surtout en ce qui concerne vos clients, fournisseurs et toutes les autres entreprises avec lesquelles vous allez faire affaire. Vous pouvez aussi mener une réflexion sur :

• les paillassons en coco sur mesure
• les stylos publicitaires personnalisés
• les cartes de visite
• etc

Tampon pour entreprise : quel est son statut juridique ?

Vous l’aurez déjà compris, les tampons d’entreprise permettent de fournir et d’afficher des informations liées à l’entreprise, son activité ainsi que son statut juridique. Mais toutes ces informations là, sont déjà citées dans les documents offices cachetés par ces tampons, donc on peut bien se demander quelle est la valeur de ces derniers ?

Ces tampons d’entreprise permettent en fait de reprendre les informations essentielles de l’entreprise que les fournisseurs, les clients ou toute autre partie à laquelle le document est destiné sont supposés déjà connaître, et c’est pour cela que la loi ne rend pas obligatoire l’utilisation de ces tampons, et qu’ils n’ont pas de poids juridique en cas de problèmes ou de litiges entre les parties.

Une autre raison pour laquelle ces tampons ne sont pas reconnus par la loi, c’est qu’il est possible à toute personne (morale ou physique) d’en créer un à l’aide des professionnels du domaine, et cela sans preuve ni justificatif particulier, donc, n’importe qui peut se faire fabriquer un tampon au nom de l’entreprise et l’utiliser pour des fins malhonnêtes, voire illégales.

Malgré l’absence de sa valeur juridique, les tampons d’entreprises peuvent avoir une valeur légale si, et seulement si, ils sont accompagnés d’une signature lorsqu’ils sont apposés sur un document de la dite entreprise (signature d’un responsable, cadre ou employé à condition qu’il en soi habilité).

Dans quel cas choisir un tampon pour sa société ?

Comme vous venez de le lire, le tampon de société n’a pas réellement de statut juridique. Néanmoins, il peut vous rendre bien des services au quotidien et également vous être demandé dans certaines situations précises. Quoi qu’il en soit et peu importe vos besoins, voici une adresse qui répondra à votre demande : https://tglcreation.com/6-tampons.

Il est temps maintenant de voir les situations qui peuvent vous amener à commander votre tampon. Vous verrez que pour la plupart, ils sont là pour vous faire gagner du temps au quotidien. Comme vous le savez, ce temps est précieux, tant financièrement que pour vous permettre de profiter de votre vie personnelle. Un tampon est donc loin d’être un gadget. Voyons donc les différents tampons à votre disposition.

• Le tampon d’entreprise pour vous permettre de vous identifier. Ce type de tampon peut être utilisé pour la réception de colis au nom de votre entreprise. Si vous en recevez régulièrement, cela vous évitera de devoir tout renseigner à la main à chaque fois. Vous gagnerez donc du temps. Ce tampon est parfois obligatoire pour certains de vos envois. C’est notamment le cas, si vous bénéficiez de tarifs professionnels avec la Poste. En effet, le tampon de votre société justifie le tarif que vous avez. Au-delà de l’envoi et la réception de vos colis et courriers, le tampon de société peut vous permettre d’apporter une identification sur vos devis et factures, mais également sur tout autre document que vous transmettez à vos clients.

• Le tampon de société pour gagner en efficacité. Il existe également des tampons tout autre, vous permettant d’améliorer le classement de votre administratif. En effet, vous pouvez commencer par avoir besoin d’un tampon dateur, pour retrouver facilement les dates sur vos documents et les trier facilement. En l’occurrence, ce type de tampon peut vous faire gagner du temps et vous éviter des erreurs, lorsque vous devez dater plusieurs pages par jour. Le tampon numéroteur peut aussi vous permettre de retrouver facilement vos documents, car le rangement sera facilité. Outre ces 2 types de tampon, vous en avez également d’autres qui vous donnent aussi la possibilité de classer vos dossiers, factures et divers papiers. Vous pouvez notamment regrouper sous un même tampon, toutes les factures acquittées. Vous pouvez aussi savoir ce que vous devez ranger (tampon « à archiver ») ou à traiter en urgence (tampon « urgent »). Vous pouvez aussi différencier les documents officiels des copies, avec le tampon « copie ».

• La certification de documents. Il peut arriver que dans certaines situations vous ayez besoin de refaire un document, parce que la personne l’a égaré. Dans ce cas, le tampon « conforme à l’original » sera là pour prouver que la nouvelle attestation est validée, et peut être utilisée au même titre que l’ancienne égarée. La copie deviendra donc officielle.

• Le tampon pour fidéliser vos clients. Toutes les sociétés ne passent pas leur temps à gérer de l’administratif, même si c’est une étape obligée à un certain moment. Toutefois, si vous gérez une boutique ou un commerce, vous pouvez être concerné par les cartes de fidélité. Le tampon va alors vous servir sur les cartes clients, pour attester de leur passage et ainsi leur permettre de bénéficier d’un avantage, lorsque la carte est entièrement tamponnée.

Maintenant que vous savez à quoi peut vous servir votre tampon d’entreprise, il est également important de savoir que vous avez le choix dans la monture du tampon. En effet, il existe des tampons avec une monture en plastique et d’autres en bois. Le tampon en bois est dit traditionnel et se pose généralement sur un support. Il est surtout destiné à un usage ponctuel, car l’encreur se trouve à part. Le tampon en plastique est dit automatique, car l’encreur est directement intégré dans le boîtier. Vous ne perdrez pas de temps à chercher votre encreur et vous n’aurez pas besoin de recharger l’empreinte de votre tampon. Cette dernière restera également bien propre.

Une dernière chose : il existe aussi des tampons pour un usage nomade. Ils auront donc un format plus réduit, pour être facilement transportés. C’est bien pratique, si vous êtes commercial notamment ou si vous participez régulièrement à des forums ou des salons.